Overzicht: Overhead

Na de vernieuwingen in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) wordt voorgeschreven dat de baten en lasten van overhead niet meer onder de afzonderlijke programma’s worden opgenomen. Overhead is gedefinieerd als 'alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van het primaire proces'. Met ingang van 2017 begroten we op een centrale begrotingspost: het ‘overzicht overhead’. In deze begrotingspost zijn de huisvestingslasten, de automatiseringslasten en diverse materiele overheadlasten (drukwerk, opleidingskosten, catering, etc.) opgenomen. Daarnaast zijn de personele lasten opgenomen van die functies die we op grond van de ‘notitie overhead’ van de commissie BBV kwalificeren als overhead.

Om inzichtelijk te maken waar de overhead uit bestaat, is deze verdeeld in vier onderdelen:

• personeel,
• uitbestede bedrijfsvoering,
• huisvesting
• automatisering.

Daarnaast geven inzicht in de doorbelasting van een deel van de Overhead aan de grondexploitaties.

In de tabel hieronder geven wij inzicht in de realisatie van de overhead afgezet begroting 2018 en realisatie 2017.

De huisvestingskosten bestaan uit alle kosten gerelateerd aan het gemeentekantoor en de gemeentewerf. Dit zijn onder andere de kapitaallasten, onderhoudskosten, diverse belastingen en heffingen, gas-, water- en elektriciteitskosten en verzekeringspremies. De opbrengsten betreft de verhuur van delen van het gemeentekantoor aan derden.

Tot de automatiseringskosten worden de kosten gerekend voor hard- en software voor algemeen gebruik (b.v. Corsa en intranet) en de kosten voor hard- en software voor de ondersteunende afdelingen (b.v. Key2Financiën en Centric). De hard- en software die direct toe te rekenen zijn aan activiteiten zijn doorbelast naar de betreffende programma’s (v.b. Suite4Sociale regie, Key2Burgerzaken en Key2GBA).

Uitbestede bedrijfsvoering zijn werkzaamheden die tot de overhead worden gerekend volgens de BBV, maar die de gemeente Lansingerland heeft uitbesteed aan derden. Het gaat om kosten voor de catering voor zowel het bedrijfsrestaurant als ook voor de catering tijdens commissie- en raadsvergaderingen. De kosten voor het externe archief, schoonmaak, onderhoud van de elektrische fietsen en scooters, onderhoud van de planten in het gemeentekantoor en de beveiliging worden gerekend tot de uitbestede bedrijfsvoering.

De post personeel bestaat uit de medewerkers van de ondersteunende afdelingen en de medewerkers van de uitvoerende afdelingen die tot de overhead worden geteld conform de definitie ‘overhead’ van de BBV. Tot de ondersteunende afdelingen worden onder andere gerekend de directie, bestuurszaken, concern control, personeel en organisatie, automatisering, communicatie, facilitaire zaken en financiën. De overhead van de uitvoerende afdelingen bestaat uit de afdelingshoofden, teamleiders voor 50%, secretariaat en bedrijfsvoeringsfunctionarissen.

In het verleden werden de overheadskosten via het integrale uurtarief doorgerekend naar de grondexploitaties. Vanaf de begroting 2017 vindt deze doorberekening plaats via het overzicht overhead. Op basis van het overheadstarief per uur en het aantal uren op de grondexploitatie vindt deze doorbelasting plaats.