Overzicht: Overhead

Na de vernieuwingen in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) wordt voorgeschreven dat de baten en lasten van overhead niet meer onder de afzonderlijke programma’s worden opgenomen. Overhead is gedefinieerd als 'alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van het primaire proces'. Met ingang van 2017 begroten we op een centrale begrotingspost: het ‘overzicht overhead’. In deze begrotingspost zijn de huisvestingslasten, de automatiseringslasten en diverse materiele overheadlasten (drukwerk, opleidingskosten, catering, etc.) opgenomen. Daarnaast zijn de personele lasten opgenomen van die functies die we op grond van de ‘notitie overhead’ van de commissie BBV kwalificeren als overhead. Om inzichtelijk te maken waar de overhead uit bestaat, is deze verdeeld in vier onderdelen: personeel, uitbestede bedrijfsvoering, huisvesting en automatisering. In de tabel hieronder geven wij inzicht in de realisatie van de overhead afgezet tegen de begroting 2017.

					bedragen x €1000
Overzicht Overhead	Realisatie 2016	Raming 2017 voor wijziging	Raming 2017 na wijziging	Realisatie 2017	Afwijking 2017
Lasten
Huisvesting	0	1.701	2.196	1.899	297
Automatisering	0	1.659	1.643	1.581	62
Uitbestede bedrijfsvoering	0	632	672	639	33
Personeel	0	9.801	10.192	10.049	143
Grondexploitaties (dekking)	0	-942	-857	-770	-87
Subtotaal lasten	0	12.850	13.847	13.398	449
Baten					0
Huisvesting**	0	0	-216	-160	-55
Automatisering	0	0	0	0	0
Uitbestede bedrijfsvoering	0	0	0	0	0
Personeel**	0	0	-22	-18	-4
Grondexploitaties (dekking)	0	0	0	0	0
Subtotaal baten	0	0	-238	-179	-59
Gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten	0	12.850	13.609	13.220	390
Toevoeging reserves	0	0	0	0	0
Onttrekking reserves	0	0	0	0	0
Gerealiseerd resultaat	0	12.850	13.609	13.220	390

De huisvestingskosten bestaan uit alle kosten gerelateerd aan het gemeentekantoor en de gemeentewerf. Dit zijn onder andere de kapitaallasten, onderhoudskosten, diverse belastingen en heffingen, gas-, water- en elektriciteitskosten en verzekeringspremies. De opbrengsten die worden ontvangen voor de verhuur van delen van het gemeentekantoor aan derden zijn in mindering gebracht op deze kosten.

Tot de automatiseringskosten worden de kosten gerekend voor hard- en software voor algemeen gebruik (v.b. corsa en intranet) en de kosten voor hard- en software voor de ondersteunende afdelingen (v.b. Key2Financien en Centric). De hard- en software die direct toe te rekenen zijn aan activiteiten, zijn doorbelast naar de betreffende programma’s (v.b. Suite4Sociale regie, Key2Burgerzaken en Key2GBA).

Uitbestede bedrijfsvoering zijn werkzaamheden die tot de overhead worden gerekend volgens de BBV, maar die de gemeente Lansingerland heeft uitbesteed aan derden. Het gaat om kosten voor de catering voor zowel het bedrijfsrestaurant als ook voor de catering tijdens commissie- en raadsvergaderingen. De kosten voor het externe archief, schoonmaak, onderhoud van de elektrische fietsen en scooters, onderhoud van de planten in het gemeentekantoor en de beveiliging worden gerekend tot de uitbestede bedrijfsvoering.

De post personeel bestaat uit de medewerkers van de ondersteunende afdelingen en de medewerkers van de uitvoerende afdelingen die tot de overhead worden geteld conform de definitie ‘overhead’ van de BBV. Tot de ondersteunende afdelingen worden onder andere gerekend de directie, bestuurszaken, concern control, personeel en organisatie, automatisering, communicatie, facilitaire zaken en financiën. De overhead van de uitvoerende afdelingen bestaat uit de afdelingshoofden, teamleiders voor 50%, secretariaat en bedrijfsvoeringsfunctionarissen. Het personeel dat wordt toegerekend aan de overhead bedraagt ongeveer 1/3 van het totale personeelsbestand in FTE’s.

De overheadkosten die betrekking hebben op de grondexploitaties mogen middels het integrale uurtarief en bijbehorende doorbelastingen toegerekend worden aan de grondexploitaties.