Overzicht overhead

In de paragraaf bedrijfsvoering worden de ontwikkelingen op het gebied van bedrijfsvoering uitvoerig beschreven. In dit onderdeel van de begroting gaan we in op wat de doorontwikkeling voor effect heeft op de financiën van de bedrijfsvoering welke binnen de overhead valt. Het door ontwikkelen van bedrijfsvoering is een continu proces waardoor eerder opgestarte ontwikkelingen zijn afgerond en nieuwe ontwikkelingen opgestart worden.

In 2024 werken we verder aan de kwaliteitsslag rondom informatievoorziening en digitale dienstverlening. Dit blijft een belangrijke randvoorwaarde voor de gehele organisatie om efficiënt te kunnen werken, opgaven kwalitatief op te pakken en te voldoen aan wettelijke opdrachten rondom archiefzaken, basisregistraties en beveiliging. Met de zogenoemde ‘digital decade’ komen nog eens circa 13 nieuwe (Europese) regelingen op de gemeenten af. 

In de begrotingen 2022 en 2023 waren, mede met het oog op deze ontwikkelingen, initieel voorstellen opgenomen om de budgetten voor de verdere informatisering en digitalisering te verhogen. Dat betrof een geleidelijke groei in de jaren 2022 t/m 2024. Met het vaststellen van de begrotingen 2022 en 2023 nam de Raad amendementen aan om deze toekomstige groei niet op te nemen en per jaar te bezien en af te wegen of er ruimte was voor deze groei (die voornamelijk formatie betrof). Met het vaststellen van de 1e begrotingswijziging 2023 kende de Raad voor 2023 een budget toe (net als in 2022). Hiermee is ruimte gecreëerd voor groei, die ook is ingezet. Met alle digitale ontwikkelingen zijn volgende (formatieve) stappen eigenlijk ook nodig (zoals ook geschetst in onderdeel 11 van het in het voorjaar van 2023 aan de Raad aangeboden ambtelijk formatiedossier). De financiële situatie maakt dat we hier nu voor 2024 een pas op de plaats maken. Dit betekent dus ook dat de kans toeneemt dat we achter gaan lopen op wat er eigenlijk nodig is. Voor de Kadernota 2025 brengen we in beeld welke (nieuwe) opgaven er zijn, in welk tempo deze gerealiseerd moeten worden en wat dit betekent voor de benodigde capaciteit. Voorstellen en benodigde budgetten hiertoe betrekken we bij het Kadernota proces 2025. Mocht er eerder aanvullende capaciteit nodig zijn dan komen we bij de Raad hier via de reguliere P&C-cyclus op terug. 

In 2023 evalueerden we met de Raad het begrotingsproces en pasten we de werkwijze rondom de Kaderbrief aan. In het najaar van 2024 evalueren we de aangepaste werkwijze. Daardoor werken we aan een verdere doorontwikkeling van onze P&C-cyclus. 

In 2024 zal de Wet Open Overheid verder worden geïmplementeerd. Voor de implementatie en uitvoering van deze wet ontvangen wij (via de Algemene uitkering) van de rijksoverheid jaarlijks ongeveer € 170.000 (2023) tot € 229.000 (2026) welk budget ingezet wordt voor de uitvoering. 

In 2024 gaan we verder met inzetten op het wendbaar en toekomstbestendig maken van onze organisatie o.a. op basis van de uitkomsten van strategische personeelsplanning en de routekaart voor de organisatieontwikkeling. 

Hieronder het overzicht van de ingezette maatregelen voor de overhead.

Onder uitbestede bedrijfsvoering vallen werkzaamheden die tot de overhead worden gerekend volgens de BBV, maar die de gemeente Lansingerland heeft uitbesteed aan derden. Het gaat om kosten voor de catering voor zowel het bedrijfsrestaurant alsook voor de catering tijdens commissie- en raadsvergaderingen. Ook behoren de kosten voor schoonmaak, onderhoud van de planten in het gemeentekantoor en de beveiliging tot de uitbestede bedrijfsvoering.

De huisvestingskosten bestaan uit alle kosten gerelateerd aan het gemeentekantoor. Dit zijn onder andere de kapitaallasten, onderhoudskosten, diverse belastingen en heffingen, gas-, water- en elektriciteitskosten en verzekeringspremies. We verwachten voor 2024 lagere energielasten (€ 148.000, in 2024 betalen we een lager energietarief dan in 2023) en minder groot onderhoud dat volgens het vastgestelde MJOP wordt uitgevoerd (€ 40.000). Ook starten we met project proeftuinen (anders werken). 

Tot de automatiseringskosten behoren de kosten voor het algemeen gebruik van hard- en software (bijvoorbeeld Corsa en intranet). Hier worden ook de kosten voor het (externe) archief verantwoord. De kosten voor hard- en software van ondersteunende afdelingen vallen hier ook onder (bijvoorbeeld Key2Financiën en Pepperflow). De verlaging van de kosten betreft de lagere kapitaallasten en het implementeren van begrotingsknoppen. In 2024 verwachten wij € 87.000 lagere kapitaallasten ten opzichte van 2023. Door toepassing van de begrotingsknopen SIEM/SOC en beperken hardware topwerken (externe inhuur) verwachten wij € 201.000 lagere kosten in 2023. In 2024 vervangen wij middels een investering de mobiele telefoons, de headsets en een deel van onze netwerk infrastructuur (servers/ serverplatform).

Jaarlijks vindt de doorberekening van overheadkosten naar grondexploitaties en anterieure overeenkomsten plaats via het overzicht overhead. Deze doorbelasting wordt bepaald op basis van het overheadstarief per uur en het aantal uren op de grondexploitaties en anterieure overeenkomsten.