Omschrijving (toelichting)
Informatiemanagement zorgt voor de vertaling van de informatiebehoeften (die uit de verschillende werk- en bedrijfsprocessen van een organisatie ontstaan) naar de informatievoorziening die deze processen optimaal ondersteunt. Daarnaast zijn er zijn belangrijke wetten die vereisen dat de gemeente voldoet aan richtlijnen en voorschriften met betrekking tot archivering, openbaarheid van informatie en digitalisering van onze dienstverlening. Voorbeelden zijn de archiefwet, Wet open overheid, Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer en Wet digitale overheid. Om te voldoen aan deze wetten, moet de gemeente beschikken over systemen, processen en procedures. Vanuit bedrijfsvoering leveren we hier vanaf 2024 een grote en belangrijke bijdrage aan.
Nieuwe wetgeving, de verdere digitalisering en behoefte aan informatiedeling zorgt er voor dat we in de komende jaren blijven intensiveren op de kwaliteit van onze informatiehuishouding. Dit betekent dat verder ingezet wordt op het verzamelen, verwerken, opslaan, beheren en delen van informatie en data en dat beleid ontwikkeld wordt. Dit vraagt ook om investeringen in technologieën, infrastructuur en applicaties die het beheer van informatie vergemakkelijken. Als leidende inrichtingsprincipes hanteren we de principes vanuit GEMMA en Common Ground vanuit de VNG. Mochten hier aanvullende middelen voor nodig zijn dan zullen deze via bestaande planning & control cyclus aangevraagd worden.
Onderdeel van professionaliseren op het vlak van Informatievoorzienig is het verder implementeren van procesmatig werken. Procesmanagement richt zich op de interne beheersing en optimalisatie van de bedrijfsvoering van de organisatie. Focust op producten, diensten en informatie die zich als stromen door (en tussen) organisaties bewegen, zonder zich te bekommeren om traditionele organisatiestructuren. Hierdoor ontstaat een gestructureerde en consistente manier van werken, wat bijdraagt aan hogere kwaliteit, kortere doorlooptijd en mogelijk lagere kosten. Dit leidt vervolgens tot een hogere klanttevredenheid door een snellere en betere dienstverlening.
GEO-informatievoorziening richt zich op (ruimtelijke) gegevens of informatie over geografische objecten, zogeheten geo-informatie welke kan worden bekeken ('viewen'), opgeslagen, beheerd, bewerkt ('editen'), geanalyseerd, verrijkt, geïntegreerd en gepresenteerd. Binnen GEO-informatievoorziening beheren we een aantal van onze basisregistraties. Het op orde houden van de deze basisregistraties is een wettelijke taak. In 2025 zullen we hier een aantal applicaties gaan vervangen om door inzet van nieuwe technologische ontwikkelingen als sensortechnologie, digitale tweelingen en kunstmatige intelligentie het werkveld zijn sterke kanten verder door te kunnen laten ontwikkelen en nog meer toegevoegde maatschappelijke en economische waarde te kunnen leveren. Hiertoe zal het huidige GEO-applicatielandschap vanaf 2025 worden getransformeerd naar een toekomstig landschap.
Informatiebeheer richt op de gehele levensloop van informatie. Veel informatie doorloopt verschillende stadia met een bijbehorende status en betekenis. Veelal zijn werkprocessen de bron. Daarbij is het beheren gericht op het in stand, beschikbaar, toegankelijk, leesbaar en bruikbaar houden van informatie. op het gebied van informatiebeheer is de verwachting dat er de komende jaren een grote verandering zal gaan plaatsvinden. Dit valt onder de noemer Archive By Design. Archiving by design betekent het ontwerpen van informatiesystemen die het werkproces zodanig ondersteunen dat vanaf het begin rekening wordt gehouden met de toegankelijkheid van die informatie op de lange termijn. Deze geïntegreerde benadering van archivering helpt de kloof te overbruggen die vaak bestaat tussen het werkproces en het archiveringsproces. Hiertoe is er in 2024 een transitieplan 2025-2029 opgesteld voor de implementatie van Archive By Design binnen de organisatie. Er zijn daarnaast in 2024 vervolgstappen gemaakt met het bewerken van archieven van rechtsvoorgangers ten behoeve van overbrenging naar de archiefbewaarplaats. We gaan hier in 2025 mee verder en onderzoeken ook op welke wijze (en tegen welke kosten) we kunnen aansluiten op een e-depot om te kunnen voldoen aan de permanente bewaarplicht voor een deel van ons digitale archief.
Onderdeel van professionaliseren op het vlak van Informatievoorzienig is het implementeren van datagericht werken. Datamanagement richt zich op het proces waarbij gegevens worden verzameld, opgeslagen, beheerd en geanalyseerd om bruikbare informatie te verkrijgen. Het stelt de medewerkers van de gemeente in staat beter te begrijpen wat er in de gemeente gebeurt en die inzichten om te zetten in effectief beleid of een betere bedrijfsvoering. In 2024 is enerzijds een visie op datagericht werken opgesteld en anderzijds een aanzet tot een organisatie breed databeleid. Dit laatste gaat over het gebruik van data. De digitale wereld draait op data die weer verwerkt worden door vele algoritmen. Wanneer die algoritmen zeer complex of zelflerend worden, gaan we ze vaak AI noemen. Data, algoritmen en AI zijn allemaal digitale gereedschappen. Ze zijn door mensen gemaakt met bepaalde doelen, om bepaalde waarden te realiseren. In de bestuurlijke context is het dus als eerste van belang om zicht te hebben op wie de gereedschappen ontwikkelen en gebruiken. Welke doelen hebben zij voor ogen, en kunnen zij uitleggen hoe de inzet van hun gereedschap die doelen gaat realiseren? Een tweede belangrijke vraag is hoe de inzet van data en algoritmen georganiseerd wordt. Gaat het bijvoorbeeld om het ondersteunen van ambtenaren in hun werk? Of worden menselijke beslissingen volledig geautomatiseerd? De organisatorische kant gaat dus minder om de technische werking van het gereedschap, maar over de context. Er moet aandacht zijn voor de processen waarbinnen ze worden ingezet, wie er verantwoordelijk is als er iets mis gaat, en waar burgers terecht kunnen met vragen.
Onverminderde aandacht moet uit blijven gaan naar het verbeteren van de digitale dienstverlening. Dit doen we door te investeren in de ontwikkeling van applicaties die inwoners en bedrijven in staat stellen om gemakkelijk toegang te krijgen tot de informatie en diensten die ze nodig hebben. De mogelijkheid om per post met de overheid te communiceren blijft; de Algemene wet bestuursrecht (Awb) geeft burgers en bedrijven de keuze tussen de papieren of de digitale weg. Hierbij is het van belang om ook te zorgen voor goede beveiliging van gegevens en privacy, zodat inwoners en bedrijven vertrouwen hebben en houden in onze digitale dienstverlening.